Особенности автоматизации работы заказчиков и поставщиков

21 марта, 2025 zhukiphoto_r 0 комментариев

Как цифровизация преобразует работу с поставщиками

В России тренд на внедрение IT-технологий для упрощения взаимодействия с поставщиками усилился после 2022 года. Санкции в отношении РФ, курс на импортозамещение и общая экономическая нестабильность в стране заставили компании и госструктуры искать способы оптимизации расходов. Автоматизация работы заказчиков и поставщиков в этих условиях стала важной составляющей цифровой трансформации, позволив сократить издержки и высвободить ресурсы для дальнейшего развития как государственных, так и частных организаций.

Почему важно повышать эффективность процессов снабжения

Современные SRM-системы (Supplier Relationship Management) переводят управление поставщиками на качественно новый уровень. Их задача — не просто автоматизировать рутину, но и создать единую платформу, которая объединит все этапы работы: от согласования потребностей до контроля исполнения контрактов.

Преимущества SRM-методологии:

  • Снижение рисков. Система анализирует надежность поставщиков, их репутацию и историю сотрудничества.
  • Ускорение работы. Автоматическое формирование документации и интеграция с электронными площадками сокращает сроки завершения закупочного цикла.
  • Прозрачность взаимодействия. Все этапы электронных торгов фиксируются в системе, что упрощает аудит и снижает коррупционные риски.

Автоматизация на базе платформы поставщиков подразумевает объединение в единую систему полного цикла закупочной деятельности, включая планирование закупок, бюджетирование, проведение торгов, управление контрактами, контроль поставок и др. Такой подход позволяет не только экономить, но и прогнозировать потребности организации, оперативно реагируя на изменения рынка.

Специфика автоматизации закупок в соответствии с 44-ФЗ и 223-ФЗ

Государственные закупки в России строго регламентированы. Поэтому важно, чтобы автоматизированные программы управления поставщиками работали в соответствии с требованиями действующего законодательства.

Для муниципальных организаций, снабжение которых регулируется законом № 44-ФЗ, необходимо обеспечить прозрачность и унификацию закупочных процессов. Для этого им предписано проводить открытые электронные торги, публиковать данные в ЕИС и детально отслеживать исполнение заключенных контрактов и договоров. Любое отклонение от регламента может привести к штрафам или отмене закупки, поэтому работа системы автоматизации на каждом этапе (от планирования до отчетности) должна быть выстроена соответствующим образом.

Работающим по 223-ФЗ структурам, в свою очередь, закон предоставляет больше свободы. Например, организации с госучастием вправе самостоятельно определять порядок закупок, фиксируя его во внутреннем положении. Однако эта гибкость требует от автоматизированных решений наличия инструментов для кастомизации (в т. ч. способных обеспечить поддержку гибридных форматов закупок). При этом интеграция с внутренними системами учета остается обязательной, чтобы обеспечить согласованность данных и оперативную отчетность.